Zapytanie ofertowe – Promocja projektu

Zapytanie ofertowe

I. ZAMAWIAJĄCY

Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z o.o.

ul. Brzeska 102, 21-560 Międzyrzec Podlaski

NIP: 538-000-28-57, REGON: 030011061, KRS: 000021760

telefon : 83 371-32-77, fax: 83 371-41-46

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

  1. Przedmiotem zamówienia jest usługa promocji projektu pn. „Rozbudowa sieci kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej w aglomeracji Międzyrzec Podlaski” działanie 2.3 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach oś priorytetowa II Ochrona środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020 zgodnie z podpisaną w dniu 15.05.2017 r. umową dofinansowanie nr: POIS.02.03.00-00-0151/16.

  2. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, na podstawie zarządzenia nr 1/2017 z dnia 02.03.2017 r. Dyrektora Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych Sp. z o. o. w Międzyrzecu Podlaskim w sprawie wprowadzenia wewnętrznej procedury udzielania zamówień współfinansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020 oraz Regulaminu Pracy Komisji Zamawiającego.

  3. Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30 tys. euro.
    Do podstępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.).

  1. Miejsce publikacji ogłoszenia zapytania ofertowego:

- strona internetowa Zamawiającego: www.pukmp.pl

- tablica ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego.

  1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

W ramach działań informacyjnych i promujących Projekt Wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących elementów:

  • 4 tablice informacyjne z możliwością aktualizacji danych finansowych zamieszczonych na tablicy w przypadku zmiany wartości projektu – wykonanie i postawienie ich w miejscu realizacji projektu niezwłocznie po rzeczowym rozpoczęciu realizacji projektu:

  • kiedy–w momencie rozpoczęcia robót;

  • na jak długo –na czas trwania prac, do zakończenia projektu;

  • gdzie –w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta,

  • jakiej wielkości –min. 80 x 120 cm.

Opis:

Tablica z blachy stalowej ocynkowanej powinna być umieszczona na konstrukcji w taki sposób, aby jej dolna krawędź znajdowała się na wysokości 1,5-2 m nad poziomem terenu (wysokość należy uzgodnić z Zamawiającym). Wykonawca zobowiązany jest zamontować tablice w sposób uniemożliwiający ich wywrócenie oraz zapewniający bezpieczeństwo. Dopuszczalne jest łączenie dwóch elementów blachy. Tablice wraz z konstrukcją powinny być zabezpieczone antykorozyjnie i wykonane w taki sposób, aby zapewnić ich czytelność do czasu zastąpienia ich tablicami pamiątkowymi. W przypadku zmiany całkowitej wartości projektu należy aktualizować dane finansowe zamieszczone na tablicy.

Wykonanie, dostawa tablicy informacyjnej wraz z montażem w miejscach wskazanych przez Zamawiającego oraz w formie uprzednio uzgodnionym z Zamawiającym. Montaż musi spełnić wymogi sztuki budowlanej oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, tj. prawa miejscowego i prawa budowlanego.

Lokalizacja w miejscach najbardziej widocznych, zapewniająca dostęp jak największej liczbie osób, oraz umożliwiających swobodne zapoznanie się z ich treścią.

Specyfikacja tablicy informacyjnej:

- materiał wykonania: blacha ocynkowana,

- oklejona folią zadrukowaną cyfrowo,

- druk w pełnym kolorze,

- odporna na działanie warunków atmosferycznych,

- zabezpieczona, np. laminatem.

  • 4 stałe tablice pamiątkowe - wykonanie i zlokalizowanie ich w miejscach powszechnie dostępnych na terenie realizowanego projektu:

  • kiedy–najpóźniej 3 miesiące po zakończeniu projektu;

  • na jak długo –co najmniej do końca trwałości projektu;

  • gdzie –w miejscu realizacji projektu;

  • jakiej wielkości –min. 80 x 120 cm.

Opis:

Tablica z blachy stalowej ocynkowanej. Wykonanie tablicy pamiątkowej, po zaakceptowaniu projektu przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni trwałość tablic na okres 5 lat po rzeczowym zakończeniu realizacji Projektu.

Dostawa tablicy pamiątkowej wraz z montażem w miejscach wskazanych przez Zamawiającego oraz w formie i miejscu uprzednio uzgodnionym z Zamawiającym, na wysokości zapewniającej dobrą widoczność, montaż musi spełnić wymogi sztuki budowlanej oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, tj. prawa miejscowego i prawa budowlanego. Tablice pamiątkowe będą umieszczone na dostępnych konstrukcjach lub budynkach oraz samodzielnych konstrukcjach stalowych z fundamentami betonowymi – według wskazań Zamawiającego. W Przypadku umiejscowienia ich na konstrukcjach stalowych, konstrukcje należy zabezpieczyć antykorozyjnie.

Tablica powinna być umieszczona w taki sposób, aby jej dolna krawędź znajdowała się na wysokości 1,5-2 m nad poziomem terenu (wysokość należy uzgodnić z Zamawiającym). Wykonawca zobowiązany jest zamontować tablice w sposób uniemożliwiający ich wywrócenie oraz zapewniający bezpieczeństwo.

Specyfikacja tablicy pamiątkowej:

- materiał wykonania: blacha ocynkowana,

- oklejona folią zadrukowaną cyfrowo,

- druk w pełnym kolorze,

- odporna na działanie warunków atmosferycznych,

- zabezpieczona, np. laminatem.

  • utworzenie i prowadzenie podstrony internetowej projektu – strona ma za zadanie ułatwienie zainteresowanym dostępu do bieżących informacji o projekcie w dowolnym i dogodnym dla nich miejscu i czasie.

Na stronie internetowej beneficjenta powinny znaleźć się oznaczenia w wariancie podstawowym, (tj. emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, logo POIiŚ, (opcjonalnie – hasło promocyjne) oraz obowiązkowo – odniesienie (link) do głównego serwisu POIiŚ, tj. www.pois.gov.pl.

Opis:

Strona internetowa projektu powinna być zbudowana na domenie używanej przez Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych tj. pukmp.pl, adres powinien być zaakceptowany przez Zamawiającego, prawa autorskie do jej modyfikowania a także rozpowszechniania powinny zostać przekazane Zamawiającemu.

Serwis zawierać ma komplet danych, informacji i materiałów o Projekcie.

W odniesieniu do informacji o projekcie wskazane jest podanie podstawowego zakresu projektu, całkowitego kosztu projektu, wysokości dofinansowania przez Unię Europejską ze środków danego funduszu, a także celów i korzyści z realizacji projektu, podstawowe informacje o Funduszu Spójności, linki do ważnych stron dotyczących Funduszu Spójności. Informacje udostępniane na stronie internetowej odnośnie projektu należy aktualizować wraz z rozwojem projektu według zaleceń Zamawiającego. Projekt graficzny zgodny z zasadami identyfikacji wizualnej promocji Projektu.

Zakres czynności Wykonawcy:

- zebranie materiałów merytorycznych do wykonania serwisu,

- projekt funkcjonalny i architektura informacji,

- projekt graficzny,

- wykonanie i wdrożenie serwisu,

- bieżąca obsługa za pomocą CMS – publikowanie materiałów, które będą zatwierdzane przez Zamawiającego i będą aktualizowane według potrzeb Zamawiającego.

Projekt i treść strony internetowej Projektu zostaną zatwierdzone przez Zamawiającego. Zakres umieszczanych danych będzie konsultowany z Zamawiającym.

  • 2 konferencje prasowe i 2 spotkania z mieszkańcami: media lokalne oraz mieszkańcy miasta Międzyrzec Podlaski zostaną poinformowani o rozpoczęciu i zakończeniu projektuterminy konferencji i spotkań z mieszkańcami zostaną ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy, a informacja o spotkaniach zostanie przekazana mieszkańcom za pomocą mediów lokalnych ( strony internetowej, ogłoszeniu w prasie lokalnej):

  • zapewnienie miejsca, w którym będzie się odbywać spotkanie wraz z niezbędnym wyposażeniem i aranżacją,

  • zapewnienie profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia oraz osób do ich obsługi,

  • zapewnienie sprzętu multimedialnego oraz osób do ich obsługi,

  • oznakowanie miejsca, w którym będzie się odbywać spotkanie zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego,

  • liczba osób uczestniczących w spotkaniu: ok. 100.

  • miejsce w którym będzie się odbywać spotkanie powinno:

być dobrze skomunikowane z centrum miasta Międzyrzec Podlaski oraz umożliwiać uczestnikom dotarcie do niego, mieć salę w której będzie się odbywać prezentacja projektu, w trakcie spotkania w sali głównej muszą być rozstawione wygodne krzesła dla uczestników – ilość krzeseł na sali: 100, ustawienie teatralne, z możliwością dostawienia dodatkowych krzeseł (50). W Sali powinien być zapewniony/ustawiony ekran oraz projektor. W sali powinna zostać ustawiona mównica z mikrofonem, 5 wygodnych krzeseł oraz stół – ustawiony w okolicy ekranu, przed widownią; na stole powinny zostać ustawione panele głośnikowo – mikrofonowe oraz napoje (woda niegazowana) i szklanki dla prelegentów/osób prowadzących. Z boku powinien zostać ustawiony mały stolik z laptopem oraz wygodne krzesło przy którym będzie siedziała osoba obsługująca.

Jeżeli w sali są okna, to powinna mieć ona możliwość zaciemnienia okien. W sali głównej powinien być zapewniony dostęp do prądu oraz do Internetu - również bezprzewodowego (prędkość co najmniej 4 MB – zarówno download jak i upload).

  • oferent w wycenie powinien uwzględnić taki czas wynajmu sal, który pozwoli na rozstawienie wszystkich niezbędnych sprzętów, scenografii, sprzętu do nagłośnienia i oświetlenia, sprzętu do obsługi multimedialnej, przeprowadzenie prób nagłośnienia, oświetlenia i obsługi multimedialnej oraz demontaż wszystkich sprzętów.

Wszystkie sale muszą spełniać wymogi wynikające z przepisów BHP, sanitarnych i ppoż.

  • Zapewnienie profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia oraz osób do ich obsługi Usługa obejmuje:

  • zapewnienie profesjonalnego sprzętu niezbędnego do dobrego nagłośnienia zaproponowanej w ofercie sali głównej oraz umożliwiającego przeprowadzenie obsługi filmowo-fotograficznej

  • zapewnienie oświetlenia oraz jego obsługę,

  • zapewnienie 3 mikrofonów bezprzewodowych (dla prowadzącego spotkanie oraz do obsługi i zadawania pytań przez uczestników spotkania),

  • zapewnienie mównicy z mikrofonem

  • Zapewnienie obsługi multimedialnej: zapewnienie i ustawienie ekranu oraz zapewnienie projektora,

  • zapewnienie sprzętów niezbędnych do obsługi multimedialnej,

  • zapewnienie ekranu umożliwiającego prelegentom/osobom prowadzącym warsztaty podgląd prezentacji wyświetlających się na ekranie.

7. Dodatkowe informacje przedmiotu zamówienia:

Na stronie internetowej www.pois.gov.pl oraz na

www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja dostępne są:

  • zasady promocji projektów dla beneficjentów POIŚ POIiŚ 2014-2020,

  • wzory tablicy informacyjnej, pamiątkowej– zakres informacji, które mają zawierać,

  • wzory ciągów znaków.

Szczegóły wizualne, techniczne przedmiotu zamówienia w razie zaistnienia niejasności powinny być konsultowane z Zamawiającym.

Po stronie Wykonawcy ciąży obowiązek dopasowania elementów promocji objętych ww. zapytaniem do aktualnych wymagań promocji POIiŚ 2014-2020.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 31.12.2018 r.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferent powinien stworzyć ofertę do niniejszego zapytania.

Oferta powinna być:

- opatrzona pieczątką firmową;

- posiadać datę sporządzenia;

- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP;

- podpisana czytelnie przez wykonawcę.

V. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Podana przez Wykonawcę cena oferty w formularzu Oferty będzie wynagrodzeniem ryczałtowym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2016r., poz. 380 z późn. zm.). Cena oferty jest ostateczna i nie podlega zmianie w toku realizacji zamówienia.

2. Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, tj. wykonania wszystkich obowiązków leżących po stronie Wykonawcy określonych w zapytaniu, w tym również wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu tych obowiązków, z uwzględnieniem warunków realizacji przedmiotu zamówienia.

3. Wykonawcy zobowiązani są do bardzo starannego zapoznania się z opisem przedmiotu zamówienia, warunkami wykonania i wszystkimi czynnikami mogącymi mieć wpływ na cenę realizacji zamówienia.

4. Cena oferty winna zawierać należny VAT. Prawidłowe ustalenie VAT należy do obowiązków wykonawcy – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 z późn. zm.).

VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

1. Oferta powinna być dostarczona do dnia 30.06.2017 roku do godz. 10:00 w wersji papierowej do siedziby Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych Sp. z o.o. ul. Brzeska 102 21-560 Międzyrzec Podlaski pok. 3 (Sekretariat).

2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 30.06.2017 roku.

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6. Zamawiający na każdym etapie może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.

8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej.

9. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.

VII. NIEZWŁOCZNIE PO OTWARCIU OFERT ZAMAWIAJĄCY ZAMIESZCZA NA STRONIE INTERNETOWEJ INFORMACJE DOTYCZĄCE:

1. Kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

2. Firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie.

3. Cen zawartych w ofertach.

VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

1. Termin związania ofertą wynosi 7 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IX. OCENA OFERT I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1 – Cena – 100%

Zamawiający udzieli zamówienia temu Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom i zostanie oceniona, w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert, jako najkorzystniejsza.

X. DODATKOWE INFORMACJE

 Dodatkowych informacji udziela Jarosław Domański pod numerem telefonu 83 371 32 77.

Pobierz w formacie PDF

 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 - 2020